Your privacy is important to us

1. Personal Data

1.1 What Personal Data We Collect

Personal Data we collect about you includes, but is not limited to, the following:

• personal details such as your name, identity card number or passport number, age, gender, race, nationality, date of birth, address, marital status, contact details (telephone number and email address), and photograph;
• photographs and contact particulars of your family members who are your supplementary cardholders, nominees, or guests;
• information relating to the Products and Services you have purchased or registered your interest in, including updates and enquiries;
• information about your bookings, stays, and facilities utilised at the Holiday Resorts;
• billing history, payment status, and transaction records;
• information collected by us, the Holiday Resorts, or the Berjaya Group in relation to any service, transaction, contest, survey, promotion, questionnaire, or communication you have participated in;
• personal interests or preferences, such as language preferences, product or content interests, and marketing or communication preferences;
• your image or photograph captured via CCTV or video surveillance installed on our premises for security purposes;
• username, password, and other identifiers you provide when registering on our website; and
• information automatically collected when you visit our website, such as your IP address, browser type, and other details about your visit.

Mandatory information: Certain information requested by us is mandatory. You must provide this information and consent to its processing; otherwise, we will not be able to approve or maintain your BVC membership or provide the information, updates, products, or services you have requested. This may include information collected through strictly necessary cookies as described in Section 8 (Use of Cookies).

1.2 How Your Personal Data Is Collected

We collect your Personal Data through various touchpoints, including:

• when you apply for a BVC membership;
• when you make a booking for accommodation at any Holiday Resort with us, whether through our website or other available methods;
• through mobile applications, online booking portals, or our official social media pages;
• information you provide to us via forms, documents, enquiries, or applications submitted physically or online;
• when you purchase or register your interest to purchase, or request information or updates regarding the Products and Services;
• when you enter contests or respond to surveys, promotions, or questionnaires;
• from third-party sources such as credit reference agencies or publicly available records;
• from the Holiday Resorts or any company within the Berjaya Group;
• pursuant to any transaction, enquiry, or communication with us; and
• when you, your family members, or your guests check in, visit, or utilise the facilities at any Holiday Resort.

1.3 Purpose of Collecting and Processing Your Personal Data

We process your Personal Data for the following purposes:

• to verify your identity and to process your applications, bookings, purchases, registrations, and transactions;
• to respond to your queries and provide updates on the Products and Services;
• for administrative purposes, including billing, payment processing, and debt collection;
• to conduct research and statistical analysis, and to monitor our services for quality assurance and improvement;
• to comply with applicable laws, legal proceedings, or enquiries from regulatory authorities and enforcement agencies;
• to promote other products and services offered by us, the Berjaya Group, or our partners, and for direct marketing purposes (subject to your consent or applicable opt-out rights); and
• for any other purposes permitted or required by applicable laws.

1.4 Sensitive Personal Data

“Sensitive Personal Data” means any Personal Data consisting of information regarding your physical or mental health or condition, political opinions, religious beliefs (or other similar beliefs), the commission or alleged commission of an offence, or any Personal Data prescribed under law as sensitive personal data.

If you choose to submit Sensitive Personal Data to us, such data will be treated as Personal Data and will be subject to this Notice, including its provisions on processing, use, disclosure, security, and retention.

2. Disclosure

Your Personal Data may be disclosed to the following classes of third parties on a need-to-know basis, where necessary, and in compliance with PDPA requirements, including but not limited to:

• the Holiday Resorts.
• companies within the Berjaya Group.
• business partners, joint-venture partners, vendors, suppliers, agents, and appointed service providers (including IT, cloud hosting, cybersecurity, marketing, logistics, courier, customer support, and call-centre services).
• payment gateways, banks, financial institutions, and payment processors.
• credit reporting agencies and debt collection agencies (in relation to any debt owing by you to us).
• regulatory authorities and enforcement agencies.
• any court of law or any relevant party in connection with any claim or legal proceedings.
• our contractors, consultants, auditors, and professional advisors; and
• any actual or potential assignee, transferee, or acquirer of any Berjaya Group company or business, in connection with any corporate exercise.

3. Transfer of Personal Data Outside Malaysia

Your personal data may be transferred, stored, or accessed outside Malaysia for processing, hosting, backup, or other business-related purposes. When such transfers occur, we will ensure that the receiving party provides a level of protection that is comparable to the requirements of the PDPA and that appropriate safeguards are in place to protect your personal data.

4. Accessing and Updating Your Personal Data

4.1 Your Responsibility to Provide Accurate Information

You are responsible for providing accurate and complete information. If the information relating to yourself or others (e.g., your spouse, children, relatives, nominees, guests, or other third parties) becomes outdated or incorrect, please notify us promptly. You confirm that you have obtained the necessary consent or authority to submit the Personal Data of these individuals to us.

4.2 Your Rights

As a Data Subject, you have the right to:

• access the personal data we hold about you;
• request the update or rectification of inaccurate, incomplete, or outdated Personal Data;
• withdraw your consent to the processing of your Personal Data (subject to any applicable contractual or legal restrictions);
• opt out of receiving marketing or promotional communications from us; and
• make enquiries or lodge a complaint regarding how your Personal Data is handled.

Requests may be submitted in writing by completing the online Data Subject Rights Request Form, or by downloading and submitting the completed form to the Data Protection Officer via the contact details provided below.

4.3 Our Response to Your Request

Upon receipt of your written request, we may:

• comply with your request or refuse it (with reasons provided for any refusal); and
• charge a reasonable fee for processing your request for access or rectification, where permitted by law.

5. Limiting the Processing of Your Personal Data

If you wish to opt out of receiving marketing materials or request that we cease processing your Personal Data for specific purposes, please notify us in writing (see Section 9).

In the absence of written notification from you, we will deem that you consent to the processing, use, and disclosure of your Personal Data in the manner, to the extent, and within the scope set out in this Notice. Please be aware that limiting such processing may result in our inability to maintain your BVC membership or provide the requested services or information.

6. Personal Data Retention

We will retain your Personal Data only for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected, or as required under applicable laws and regulations. Once retention is no longer required, your Personal Data will be securely and permanently deleted.

7. Security Measures

We implement reasonable and appropriate technical, organisational, and physical safeguards to protect your Personal Data against unauthorised access, disclosure, alteration, or destruction. These safeguards include access controls, secure IT systems, cybersecurity measures, confidentiality obligations, and physical and electronic security controls.

8. Use of Cookies

8.1 Use of Cookies

When you visit and use the BVC website, we may use cookies to support the proper functioning, security, and operation of our website and online services. Cookies are small text files placed on your device (such as a computer, tablet, or mobile phone) when you access a website and help websites function efficiently and securely.

8.2 Types of Cookies Used

At present, the BVC website uses Strictly Necessary Cookies only. These cookies are essential to enable:

• secure user login and authentication;
• processing of bookings, reservations, and transactions;
• maintenance of user sessions and system stability; and
• protection of the website and users against security threats, fraud, and unauthorised access.

These cookies are required for the website to operate properly and cannot be disabled through our systems.

8.3 No Use of Optional Cookies

As at the date of this Notice, the BVC website does not currently use the following types of cookies:

• optional functional cookies (for example, preference-based cookies);
• analytical or performance cookies;
• marketing or advertising cookies; or
• tracking or profiling cookies.

Accordingly, we do not collect Personal Data via cookies for analytics, behavioural tracking, advertising, or marketing purposes.

8.4 Consent and Transparency

As the cookies used are strictly necessary for the provision of services requested by you, your consent is not required for the use of such cookies under the Personal Data Protection Act 2010.

This information is provided to ensure transparency regarding our use of strictly necessary cookies. Should BVC introduce any optional cookies in the future, this Notice will be updated accordingly, and appropriate information, choices, or controls will be provided where applicable.

8.5 Managing Cookies

Most web browsers allow you to manage, disable, or delete cookies through browser-level settings. Please note that disabling strictly necessary cookies may affect the availability, functionality, or security of the BVC website and may prevent you from accessing certain features or services.

9. How to Contact Us

You may contact us in relation to data protection and this Notice through:

BERJAYA VACATION CLUB BERHAD
Personal Data Protection Office
Lot 5-04, Level 5, Fahrenheit 88,
179, Jalan Bukit Bintang,
55100 Kuala Lumpur, Malaysia.

Tel: +603 2149 1436
Email: dpo@berjayavacation.com.my

THE MANAGEMENT
BERJAYA VACATION CLUB BERHAD

NOTE:
In the event of any discrepancies or inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Privacy Notice, the English version shall prevail.

1. Data Peribadi

1.1 Data Peribadi yang Kami Kumpulkan

Data Peribadi yang kami kumpul mengenai anda termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• butiran peribadi seperti nama, nombor kad pengenalan atau pasport, umur, jantina, bangsa, kewarganegaraan, tarikh lahir, alamat, status perkahwinan, maklumat perhubungan (nombor telefon dan alamat e-mel), dan gambar;
• gambar dan butiran perhubungan ahli keluarga anda yang merupakan pemegang kad tambahan, penama atau tetamu anda;
• maklumat berkaitan Produk dan Perkhidmatan yang telah anda beli atau nyatakan minat, termasuk kemas kini dan pertanyaan;
• maklumat mengenai tempahan, penginapan dan kemudahan yang digunakan di Holiday Resorts;
• rekod bil, status pembayaran dan rekod transaksi;
• maklumat yang dikumpulkan oleh kami, Holiday Resorts atau Kumpulan Berjaya berhubung sebarang perkhidmatan, transaksi, peraduan, tinjauan, promosi, borang soal selidik atau komunikasi yang anda sertai;
• minat atau pilihan peribadi seperti pilihan bahasa, minat produk atau kandungan, serta pilihan pemasaran atau komunikasi;
• imej atau gambar anda yang dirakam melalui CCTV atau rakaman video di premis kami bagi tujuan keselamatan;
• nama pengguna, kata laluan dan pengecam lain yang anda berikan apabila mendaftar di laman sesawang kami; dan
• maklumat yang dikumpul secara automatik apabila anda melawati laman sesawang kami seperti alamat IP, jenis pelayar, dan butiran lain mengenai lawatan anda.

Maklumat penting: Sesetengah maklumat yang diminta oleh kami adalah wajib. Anda perlu memberikan maklumat ini dan memberikan persetujuan untuk pemprosesannya; jika tidak, kami mungkin tidak dapat meluluskan atau mengekalkan keahlian BVC anda atau menyediakan maklumat, kemas kini, Produk, atau Perkhidmatan yang anda minta. Ini mungkin termasuk maklumat yang dikumpulkan melalui kuki yang benar-benar perlu sebagaimana dihuraikan dalam **Seksyen 8 (Penggunaan Kuki).

1.2 Cara Data Peribadi Anda Dikumpulkan

Kami mengumpul Data Peribadi anda melalui pelbagai saluran, termasuk:

• apabila anda memohon keahlian BVC;
• apabila anda membuat tempahan penginapan di mana-mana Holiday Resort, sama ada melalui laman sesawang atau kaedah lain;
• melalui aplikasi mudah alih, portal tempahan dalam talian atau halaman media sosial rasmi kami;
• maklumat yang anda berikan melalui borang, dokumen, pertanyaan atau permohonan yang dihantar secara fizikal atau dalam talian;
• apabila anda membeli atau menyatakan minat untuk membeli, atau meminta maklumat/kemas kini tentang Produk dan Perkhidmatan;
• apabila anda menyertai peraduan, menjawab tinjauan, promosi atau borang soal selidik;
• daripada sumber pihak ketiga seperti agensi rujukan kredit atau rekod yang tersedia secara umum;
• daripada Holiday Resorts atau mana-mana syarikat dalam Kumpulan Berjaya;
• berikutan sebarang transaksi, pertanyaan atau komunikasi dengan kami; dan
• apabila anda, ahli keluarga atau tetamu anda mendaftar masuk, melawat atau menggunakan kemudahan di mana-mana Holiday Resort.

1.3 Tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan Data Peribadi Anda

Kami memproses Data Peribadi anda untuk tujuan berikut:

• mengesahkan identiti anda serta memproses permohonan, tempahan, pembelian, pendaftaran dan transaksi anda;
• membalas pertanyaan anda dan menyediakan kemas kini mengenai Produk dan Perkhidmatan;
• tujuan pentadbiran termasuk pengebilan, pemprosesan pembayaran dan kutipan hutang;
• menjalankan penyelidikan dan analisis statistik, serta memantau perkhidmatan kami untuk penambahbaikan;
• mematuhi undang-undang, prosiding undang-undang atau pertanyaan pihak berkuasa pihak berkuasa pengawalseliaan dan agensi penguatkuasaan;
• mempromosikan produk dan perkhidmatan lain yang ditawarkan oleh kami, Kumpulan Berjaya atau rakan kongsi (tertakluk kepada persetujuan atau hak memilih keluar anda); dan
• apa-apa tujuan lain yang dibenarkan atau diperlukan oleh undang-undang.

1.4 Data Peribadi Sensitif

“Data Peribadi Sensitif” bermaksud mana-mana Data Peribadi yang mengandungi maklumat mengenai kesihatan fizikal atau mental, pandangan politik, kepercayaan agama (atau kepercayaan serupa), kesalahan jenayah atau dakwaan kesalahan, atau maklumat lain yang ditetapkan sebagai data peribadi sensitif di bawah undang-undang.

Jika anda memilih untuk memberikan Data Peribadi Sensitif kepada kami, data tersebut akan dianggap sebagai Data Peribadi dan tertakluk kepada Notis ini termasuk pemprosesan, penggunaan, pendedahan, keselamatan dan penyimpanan.

2. Pendedahan

Data Peribadi anda mungkin didedahkan kepada pihak ketiga berikut atas dasar keperluan untuk mengetahui, apabila perlu, dan selaras dengan keperluan PDPA, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Holiday Resorts;
• syarikat-syarikat dalam Kumpulan Berjaya;
• rakan niaga, rakan kongsi usaha sama, vendor, pembekal, ejen dan penyedia perkhidmatan yang dilantik (termasuk IT, hosting awan, keselamatan siber, pemasaran, logistik, kurier, sokongan pelanggan dan pusat panggilan);
• gerbang pembayaran, bank, institusi kewangan dan pemproses pembayaran;
• agensi pelaporan kredit dan agensi kutipan hutang (berkaitan hutang anda kepada kami);
• pihak berkuasa pengawalseliaan dan agensi penguatkuasaan;
• mana-mana mahkamah atau pihak berkaitan berhubung sebarang tuntutan atau prosiding undang-undang;
• kontraktor, perunding, juruaudit dan penasihat profesional kami; dan
• mana-mana penerima serah hak, pemindah atau pemeroleh sebenar atau berpotensi bagi mana-mana syarikat atau perniagaan Kumpulan Berjaya sebagai sebahagian daripada urusan korporat.

3. Pemindahan Data Peribadi ke Luar Malaysia

Data Peribadi anda mungkin dipindahkan, disimpan atau diakses di luar Malaysia untuk tujuan pemprosesan, hosting, sandaran atau tujuan perniagaan lain. Apabila pemindahan dilakukan, kami akan memastikan pihak penerima menyediakan tahap perlindungan yang setara dengan keperluan PDPA dan mempunyai langkah perlindungan yang sewajarnya untuk melindungi Data Peribadi anda.

4. Mengakses dan Mengemas Kini Data Peribadi Anda

4.1 Tanggungjawab Anda Menyediakan Maklumat Tepat

Anda bertanggungjawab memberikan maklumat yang tepat dan lengkap. Jika maklumat mengenai anda atau pihak lain (contoh: pasangan, anak, saudara-mara, penama atau tetamu) menjadi usang atau tidak tepat, sila maklumkan kepada kami dengan segera. Anda mengesahkan bahawa anda telah memperoleh persetujuan atau kuasa yang diperlukan untuk menyerahkan Data Peribadi pihak lain kepada kami.

4.2 Hak Anda

Sebagai Subjek Data, anda berhak untuk:

• mengakses data peribadi yang kami pegang mengenai anda;
• meminta pengemaskinian atau pembetulan Data Peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap atau lapuk;
• menarik balik persetujuan anda (tertakluk kepada sebarang sekatan kontrak atau undang-undang);
• memilih untuk tidak menerima komunikasi pemasaran daripada kami; dan
• membuat pertanyaan atau aduan mengenai cara Data Peribadi anda dikendalikan.

Permohonan boleh dikemukakan secara bertulis dengan melengkapkan Borang Permintaan Hak Subjek Data secara dalam talian atau memuat turun dan menghantar borang yang lengkap kepada Pegawai Perlindungan Data menggunakan butiran di bawah.

4.3 Respons Kami Terhadap Permintaan Anda

Apabila menerima permintaan bertulis anda, kami mungkin:

• memenuhi permintaan tersebut atau menolak dengan alasan yang jelas; dan
• mengenakan bayaran yang munasabah untuk memproses permintaan akses atau pembetulan, jika dibenarkan undang-undang.

5. Mengehadkan Pemprosesan Data Peribadi Anda

Jika anda ingin memilih keluar daripada menerima bahan pemasaran atau meminta kami menghentikan pemprosesan Data Peribadi anda untuk tujuan tertentu, sila maklumkan kepada kami secara bertulis (rujuk Seksyen 9).

Sekiranya tiada makluman bertulis daripada anda, kami akan menganggap bahawa anda bersetuju dengan pemprosesan, penggunaan dan pendedahan Data Peribadi anda seperti yang dinyatakan dalam Notis ini. Harap maklum bahawa mengehadkan pemprosesan tertentu boleh menjejaskan kemampuan kami untuk mengekalkan keahlian BVC anda atau menyediakan perkhidmatan yang diminta.

6. Penyimpanan Data Peribadi

Kami akan menyimpan Data Peribadi anda hanya selama mana perlu untuk memenuhi tujuan ia dikumpul, atau seperti yang dikehendaki undang-undang. Setelah tempoh penyimpanan tidak lagi diperlukan, Data Peribadi anda akan dipadamkan secara kekal dan selamat.

7. Langkah-Langkah Keselamatan

Kami melaksanakan langkah teknikal, organisasi dan fizikal yang munasabah dan sesuai untuk melindungi Data Peribadi anda daripada akses, pendedahan, pengubahan atau pemusnahan yang tidak dibenarkan. Langkah ini termasuk kawalan akses, sistem IT yang selamat, langkah keselamatan siber, kewajipan kerahsiaan serta kawalan keselamatan fizikal dan elektronik.

8. Penggunaan Kuki

8.1 Penggunaan Kuki

Apabila anda melawati dan menggunakan laman sesawang BVC, kami mungkin menggunakan kuki bagi menyokong fungsi yang betul, keselamatan, dan pengoperasian laman sesawang serta perkhidmatan dalam talian kami. Kuki ialah fail teks kecil yang diletakkan pada peranti anda (seperti komputer, tablet, atau telefon mudah alih) apabila anda mengakses sesuatu laman sesawang dan membantu laman sesawang berfungsi dengan cekap dan selamat.

8.2 Jenis Kuki yang Digunakan

Pada masa ini, laman sesawang BVC hanya menggunakan Kuki yang Sangat Diperlukan (Strictly Necessary Cookies). Kuki ini adalah penting untuk membolehkan perkaraperkara berikut:

• log masuk pengguna dan pengesahan yang selamat;
• pemprosesan tempahan, reservasi, dan transaksi;
• penyelenggaraan sesi pengguna dan kestabilan sistem; dan
• perlindungan laman sesawang serta pengguna daripada ancaman keselamatan, penipuan, dan akses tanpa kebenaran.

Kuki ini diperlukan untuk memastikan laman sesawang beroperasi dengan sempurna dan tidak boleh dinyahaktifkan melalui sistem kami.

8.3 Tiada Penggunaan Kuki Pilihan

Setakat tarikh Notis ini, laman sesawang BVC tidak menggunakan jenis kuki berikut:

• kuki fungsi pilihan (contohnya kuki berasaskan keutamaan);
• kuki analitik atau prestasi;
• kuki pemasaran atau pengiklanan; atau
• kuki penjejakan atau pemprofilan.

Sehubungan itu, kami tidak mengumpul Data Peribadi melalui kuki bagi tujuan analitik, penjejakan tingkah laku, pengiklanan, atau pemasaran.

8.4 Persetujuan dan Ketelusan

Memandangkan kuki yang digunakan adalah kuki yang sangat diperlukan bagi penyediaan perkhidmatan yang diminta oleh anda, persetujuan anda tidak diperlukan untuk penggunaan kuki tersebut selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

Maklumat ini disediakan bagi memastikan ketelusan berhubung penggunaan kuki yang sangat diperlukan. Sekiranya BVC memperkenalkan sebarang kuki pilihan pada masa hadapan, Notis ini akan dikemas kini sewajarnya dan maklumat, pilihan, atau kawalan yang bersesuaian akan disediakan, jika berkenaan.

8.5 Pengurusan Kuki

Kebanyakan pelayar web membenarkan anda mengurus, menyahaktifkan, atau memadam kuki melalui tetapan peringkat pelayar. Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa penyahaktifan kuki yang sangat diperlukan boleh menjejaskan ketersediaan, fungsi, atau keselamatan laman sesawang BVC dan boleh menghalang anda daripada mengakses ciriciri atau perkhidmatan tertentu.

9. Cara Menghubungi Kami

Anda boleh menghubungi kami berhubung perlindungan data dan Notis ini melalui:

BERJAYA VACATION CLUB BERHAD
Personal Data Protection Office
Lot 5-04, Level 5, Fahrenheit 88,
179, Jalan Bukit Bintang,
55100 Kuala Lumpur, Malaysia.

Tel: +603 2149 1436

Email: dpo@berjayavacation.com.my

THE MANAGEMENT
BERJAYA VACATION CLUB BERHAD

NOTA:
Sekiranya terdapat sebarang percanggahan atau ketidakselarasan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia bagi Notis Privasi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.